К ним подойти и убедить - вариант. По такому принципу работает краундфандинг (ошибок до хрена в слове, наверное)))
Если мероприятие не несет контркультуры и вполне может пройти легально - дуй в администрацию, все равно идти придется. Там тебе укажут структуры, которые специализируются на подобном (спортивный комитет или подобное). Там тебе помогут во всем, кроме денег. Зачем пишу, если кроме денег - такая помощь может существенно сократить расходы. Если хочется и насчет денег порешать - администрация вряд ли даст - у них распределение не одним днем происходит. По поводу спонсоров - в каждом городе есть некий клуб меценатов - попробуй выйти на него и узнать, во что кто вкладывает. Если кто-то есть по твоей тематике - повезло, скорее всего он согласится.